Même si nous n'avons pas nécessairement besoin de canaliser l'esprit de William Shakespeare lorsque nous envoyons un courrier électronique à nos collègues ou à nos responsables, il est toujours important d'appliquer une bonne étiquette dans votre compte Gmail ou Yahoo! messages de courrier.
Rappelez-vous: il existe un courrier électronique paresseux et une composition formelle. Lequel voulez-vous utiliser lorsque vous êtes au bureau?
Disons-le ainsi: si vous souhaitez être pris plus au sérieux et considéré comme plus professionnel, nous vous recommandons vivement ce dernier. En d'autres termes: ne vous énervez-vous pas lorsque Bill de Marketing vous envoie des messages qui ressemblent davantage à du spam des années 1990?
Alors, quelle est exactement l'étiquette de la messagerie professionnelle en 2018 et au-delà?
Nous avons une collection de conseils pour rédiger un courrier électronique professionnel qui ne semble pas être écrit par un adolescent sur Snapchat, mais par un adulte compétent.
1. Utiliser un langage professionnel
Bien sûr, dans le monde extérieur, vous abrégez vos mots, écrivez un langage inapproprié que vous n’utiliseriez jamais sur le lieu de travail et utilisez l’anglais avec insouciance. Nous ne nous soucions pas du nombre de fois que vous le faites, arrêtez d’écrire. de ', ' gr8 'et' LOL 'dans tous les emails de votre entreprise - ce sont les péchés email typiques.
Voici comment composer un email générique pour un environnement professionnel:
- ouvrez votre email avec une salutation
- accéder à la viande de votre email tout de suite
- bien se séparer avec une signature amicale, comme «merci», «sincèrement» ou «meilleurs voeux».
Lorsque vous souhaitez ajouter une autre couche de professionnalisme, ne vous contentez que des courriels professionnels.
2. Communiquer le ton juste
S'il y a une chose qui est difficile lors de l'envoi d'un email, c'est de donner un ton.
Étant donné que le destinataire ne communique pas physiquement et verbalement avec vous, il peut être difficile pour l'individu de comprendre ce que vous dites réellement . De humoristique à sérieux, les courriels peuvent diminuer le ton de tous vos courriels.
Combien de fois une blague inoffensive vous a-t-elle causé des ennuis?
La principale difficulté est de surmonter cet obstacle et d’essayer de communiquer le bon ton. Il existe une poignée de recommandations pour y parvenir:
- s'en tenir à des pronoms personnels lors de la rédaction numérique d'un e-mail
- composez vos emails à la voix active plutôt que passive
- choisissez vos mots avec soin - le mauvais adjectif ou nom peut causer des dommages
- connaître les bonnes salutations et les bonnes clôtures, mais ne soyez pas trop mignon.
Souvent, nous lisons trop dans un message dans notre boîte de réception. Sont-ils grossiers? Le message était-il sarcastique? L'expéditeur était-il passif agressif?
Ce sont des questions raisonnables qui inondent notre esprit à la lecture du dernier élément de notre boîte de réception, mais il est temps de les jeter et de réaliser que l'expéditeur n'envoie qu'un courrier électronique, pas un cher John ni une chère Amy.
3. Formatez votre email
En effet, le format de votre courrier électronique peut ne pas sembler être une chose aussi importante, mais il ne s'agit que d'un élément supplémentaire dans votre quête pour perfectionner vos communications officielles. Lors de la rédaction d'un courrier électronique, vous souhaiterez conserver un thème cohérent et professionnel, un modèle que vous utiliserez régulièrement.
À quoi ressemble le format par défaut? Il s’agit généralement de Times New Roman, de taille 11 ou 12, et d’une espace après chaque paragraphe.
Voici un exemple:
Cher M. Vandelay,
J'espère que tout va bien.
J'ai reçu votre message et je vous remercie de m'avoir contacté. J'ai suivi votre conseil et j'ai inséré deux graphiques dans le rapport pour mettre en valeur nos produits au latex. Vous pouvez voir les images que j'ai choisies dans le fichier joint.
Espérons que cela va impressionner nos clients japonais.
Votre sincèrement,
[Insérer la signature ici]
Un format simple, peu sophistiqué, vaut toujours mieux qu'un format opulent et exubérant. Vous n'avez pas besoin de connaissances informatiques parfaites pour formater correctement un courrier électronique.
4. Évitez les noms d'utilisateur scandaleux
Que vous ouvriez un nouveau compte de messagerie au bureau ou que vous utilisiez votre messagerie personnelle à des fins professionnelles, il vous incombe de faire ceci: évitez le nom d'utilisateur scandaleux ( ou ) . Cela enverra un message erroné à vos collègues, à vos superviseurs et à votre patron à propos de votre comportement général.
Pour le dire simplement: utilisez plutôt .
5. Relire chaque message
Regardez, nous ne sommes pas tous infaillibles, vous savez? Nous faisons des erreurs, c'est pourquoi ils ont placé des gommes sur le dos des crayons et le bouton "Supprimer" de nos claviers. Ça arrive.
La clé est d'apprendre des erreurs. Si votre objectif à long terme pour l'avenir est de corriger les erreurs et d'en tirer des leçons, vous pouvez commencer avec vos courriels.
Votre objectif principal est de relire chaque message que vous envoyez. Peu importe qu'il s'agisse d'un courrier électronique en deux paragraphes ou d'une lettre adressée au plus haut dirigeant de l'entreprise. Il existe deux façons de procéder: installez un module complémentaire de grammaire dans votre navigateur - l'outil le plus populaire est Grammarly - et vérifiez votre courrier électronique avant de cliquer sur le bouton "Envoyer".
Si vous n’avez jamais été un pour la structure de phrase ou le temps présent, vous devriez certainement envisager d’installer Grammarly. Vous ne savez jamais si vous apprendrez des choses que vous avez oubliées ou que vous ne saviez pas. Qui savait qu'il y avait une énorme différence entre "Si j'étais" et "Si j'étais"?
6. Utilisez judicieusement votre signature
Votre signature électronique est un excellent outil à votre disposition car elle peut transmettre beaucoup d’informations importantes sans l’ajouter au contexte de vos messages. Une signature appropriée peut réitérer votre nom, votre titre, des informations sur les réseaux sociaux ou même des expressions spirituelles applicables à votre secteur. Cela peut vous faire sortir du lot et permettre aux destinataires de se souvenir de vous.
Alors, comment produisez-vous une signature qui vous distingue?
- limiter votre signature à quatre lignes maximum
- ajoutez des icônes de médias sociaux pour apporter votre signature au 21e siècle
- garder les couleurs simples et cohérentes; sauter le rose et la police par défaut avec le noir
- insérer une incitation à l'action dans la dernière ligne (n'oubliez pas de vous souvenir de la fête du bureau)
- abstenez-vous de gaspiller de précieux biens immobiliers en indiquant votre adresse e-mail
- publier une image colorée de vous-même à côté de votre signature
Voici un exemple:
John Smith
Travailleur ambulant, société ABC [lié au site web]
+ (44) (0) 1632 123456
C’est ainsi que vous maximisez le pouvoir d’une signature électronique.
7. Comprendre que rien n'est confidentiel
Voici la vérité de l'utilisation d'Internet en 2018: rien n'est sûr, sécurisé ou confidentiel. Des infiltrations de données aux violations de la sécurité en passant par les attaques de courrier électronique, il semble que tout ce que vous faites en ligne n'est plus confidentiel ni anonyme. Il suffit de demander aux dirigeants de Sony. Et il est important de se rappeler la prochaine fois que vous enverrez un courrier électronique rempli de griefs et un peu trop personnel.
En d’autres termes, écrivez un courrier électronique avec l’idée que le reste du bureau pourrait le voir. Il est préférable de simplement s'en tenir à votre travail et au vieil adage qui dit: "Si vous n'avez rien de gentil à dire, alors ne le dites pas du tout". De plus, évitez de fournir trop d'informations sur les données d'entreprise sensibles.
En renonçant à ces suggestions, vous pourriez également risquer de le faire lire à d’autres. C'est simplement votre chance que la seule fois où vous vous êtes plaint de ressources humaines, l'entreprise se soit fait pirater!
Il est vrai que l'environnement de bureau est devenu un peu détendu ces dernières années. Cela est peut-être dû au fait que davantage de personnes du millénaire sont entrées sur le marché du travail, apportant leur exubérance et leur modernité au paysage des bureaux. Mais ce comportement ne doit pas être intégré dans vos emails. Ce devrait être le contraire: professionnel, propre et poli - comme The Wall Street Journal .
Ils disent que le courrier électronique est mort. Alors, quel est l'intérêt de pratiquer les bonnes manières, de toute façon? Eh bien, compte tenu de la façon dont les espaces de travail modernes vivent et meurent par courrier électronique, il est prudent de dire qu'ils se trompent. Avant de cliquer sur "Envoyer" dans votre prochain courrier électronique, réfléchissez si cela répond aux critères de l'étiquette. Sinon, vous devrez appuyer sur la touche 'Retour arrière' de votre clavier et tout recommencer. Vous vous habillez pour le succès, alors pourquoi ne pas écrire pour le succès aussi?
Est-ce que vous écrivez des emails professionnels? Faites le nous savoir dans la section "Commentaires!
