Donner un préavis suffisant
Selon l'Université de Californie, vous pouvez réprimander un employé délinquant en donnant à la note de service un avis l'informant que son rendement ne répond pas à un élément attendu. Vous pouvez donner cette réprimande si le travailleur omet de montrer un changement suite à un encadrement informel de supervision pour l'aider à améliorer les performances requises. L'avis peut ultérieurement servir de documentation nécessaire pour licencier un employé s'il ne parvient pas à conserver son emploi une fois que toutes les démarches légales ont été effectuées.
Spécifiez le plan d'action
Faites référence au mémo en tant que mémo disciplinaire pour éviter des problèmes juridiques avec les syndicats ultérieurement. Indiquez clairement le motif de la rédaction du mémo. N'oubliez pas d'inclure les réponses de l'employé dans le mémo, mais évitez de vous concentrer sur sa réponse. Concentrez-vous plutôt sur la reformulation de la politique ou de la procédure dans le mémo. En indiquant ce que vous attendez de votre employé, vous évitez de prendre des mesures disciplinaires si le travailleur se conforme aux règles. Dans de nombreuses situations, il serait illégal de discipliner sans suivre d'autres procédures ou canaux.
Maintenir la vie privée
Traitez les mémos comme des questions personnelles et confidentielles. Assurez-vous de ne le fournir qu'à l'employé impliqué. Si possible, vous devriez également en fournir une copie à ses représentants syndicaux et en conserver une autre dans le dossier personnel de l'employé pour référence ultérieure. Cependant, vous devez vérifier auprès des délégués syndicaux de votre exploitation si vous devez conserver des preuves de ces conversations ou réunions. Ils peuvent demander une disposition légale permettant à leur client d'agrafer une réponse écrite à la note avant de la déposer.
Utilisez un libellé significatif
Dans votre communication, utilisez des termes puissants qui font référence à une réprimande ou à un avis écrit formel. Précisez si vous accusez l'employé d'incompétence, d'insubordination, d'inconduite ou de négligence dans le devoir. Ce sont toutes des phrases sérieuses que vous pourriez utiliser lors d’une procédure disciplinaire officielle si votre licenciement est contesté ultérieurement. Si votre mémo contient de nombreux euphémismes, vous devrez peut-être convaincre un comité de discipline que l'infraction commise par l'employé justifiait son congédiement. Vous devriez énoncer l'erreur sans hacher les mots. Vous pouvez indiquer qu'une mesure particulière serait prise si l'employé ne se conformait pas aux règles ou aux mesures convenues.
Rédiger une note élimine le risque de poursuites civiles et rappelle aux deux parties les problèmes convenus. Par rapport aux réprimandes verbales, les mémos peuvent être utiles lorsqu'une preuve est requise. Ils sont également plus formels et constituent le mode de communication standard en environnement de bureau.
