Si cela vous ressemble et que vous aimez jouer le rôle de référence dans n'importe quelle situation, continuez à lire ci-dessous pour découvrir ce que ce rôle implique réellement et comment créer un CV idéal pour un responsable de bureau.
1. Recherche sur la profession
Si vous souhaitez poursuivre une carrière dans cette profession, il est important de connaître vos responsabilités et le type de milieu de travail dans lequel vous vous retrouverez, ainsi que si vous en avez les compétences.
Description de l'emploi
Les tâches d'un chef de bureau varient énormément, mais ce sont principalement elles qui sont chargées d'organiser et de superviser le travail du personnel de bureau. Ils veillent au bon fonctionnement de tout, y compris la propreté des installations, les niveaux d’approvisionnement des bureaux et la planification des événements des fournisseurs et des réunions annuelles.
Parmi de nombreuses autres tâches, les responsables de bureau sont généralement responsables de:
- Organiser et mettre à jour les calendriers de l'entreprise, ce qui impliquera la planification de réunions pour les employés de niveau exécutif, ainsi que des événements de calendrier pour l'ensemble du bureau.
- Organiser et gérer la correspondance au bureau et à l’extérieur, y compris le courrier et les colis importants. Cela impliquera également de traiter les colis manquants ou les plaintes au nom du personnel du bureau.
- Coordonner les arrangements de transport et d’hébergement des dirigeants d’entreprise pour tout déplacement lié au travail.
- Maintenir le stock d'articles de papeterie et d'ameublement du bureau.
- Superviser et surveiller le travail de l'équipe administrative, y compris les secrétaires et les employés de bureau. Offrir des conseils et déléguer des tâches si nécessaire.
- Gestion des budgets pour les achats de bureau, englobant tout, de la papeterie au café-thé en passant par la maintenance et les dépenses informatiques.
- Aider à la préparation et à l'exécution des réunions du conseil, y compris la création et la distribution des ordres du jour, ainsi que la prise de notes.
- Gérez le système de classement papier et en ligne pour vous assurer que tous les documents sont correctement enregistrés.
- Développer des procédures et mettre en place de nouveaux systèmes à suivre pour tout le personnel.
- Aider les nouveaux employés à s’installer et à effectuer une partie de la formation en leur fournissant l’équipement dont ils ont besoin pour faire leur travail.
- Organiser des tests réguliers pour le matériel électrique.
- Coordonner et planifier des événements pour toute l'entreprise, tels que des fêtes de Noël, des bals annuels, etc.
- Préparer des présentations ou des lettres pour les gestionnaires et les dirigeants de l'entreprise.
Compétences essentielles et qualités
Pour réussir dans la gestion de bureau, vous devez posséder certaines compétences et qualités. Ils comprennent généralement les éléments suivants:
- Aptitudes à la communication: étant donné que vous aurez affaire à un grand nombre de personnes, des collaborateurs aux cadres supérieurs, en passant par les clients et les fournisseurs, vous devez être en mesure de communiquer efficacement entre eux.
- Attention aux détails: vous devriez pouvoir tout analyser et vous assurer de ne pas commettre d'erreurs négligentes. Le souci du détail est essentiel lorsque vous travaillez sur des rapports et des documents importants.
- Compétences en leadership: comme vous serez chargé de la coordination de l’équipe administrative, vous aurez besoin de compétences clés en leadership pour déléguer et diriger.
- Aptitudes analytiques: vous serez responsable des budgets et de la maintenance, ce qui signifie que vous devriez être capable de juger des dépenses excessives de l'entreprise et de ce que vous pouvez faire pour réduire les coûts et économiser de l'argent.
- Aptitudes organisationnelles: vous devrez passer d'un certain nombre de tâches différentes et être capable de tout garder en ordre tout en effectuant plusieurs tâches.
- Compétences informatiques: vous aurez besoin de connaissances approfondies et de la pratique de l'utilisation de Microsoft Office Suite et Outlook.
- Habiletés interpersonnelles: un chef de bureau devrait avoir la capacité de converser sans effort entre des personnes de tous les horizons, il doit s'agir d'un personnage accessible et amical.
- Compétences en gestion du temps: en tant que chef de bureau, vous ne gérez pas uniquement votre propre horaire, mais également celui des autres. C'est pourquoi vous avez besoin d'une excellente gestion du temps. Vous devriez être capable de respecter votre emploi du temps quotidien et d'accomplir vos tâches rapidement.
- Aptitudes à la résolution de problèmes: comme il vous incombe de veiller au bon fonctionnement du bureau, vous devez être capable de penser vite et de trouver des solutions - rapidement!
Horaires et conditions de travail
Si vous recherchez une durée de 9 à 5 heures, ce métier de réceptionniste est idéal pour vous! Vous travaillerez généralement une semaine de 35 à 40 heures, y compris une pause déjeuner d'une heure. Il y aura des occasions où vous serez peut-être obligé de faire des heures supplémentaires, mais cela dépendra de l'organisation pour laquelle vous travaillerez. Il est important de rester flexible dans le cas d'une urgence de dernière minute, que vous serez responsable de la gestion. Après tout, vous êtes la personne de référence au bureau!
Perspectives salariales
Comme pour tout autre poste, le salaire varie d'une entreprise à l'autre en fonction de l'expérience, des qualifications et de la localisation. Toutefois, selon PayScale, le salaire moyen aux États-Unis est de 46 156 USD et de 24 327 GBP au Royaume-Uni. Bien sûr, il y aura une marge de progression lorsque vous serez plus expérimenté dans le poste et que vous vous attendez à une augmentation de salaire, année après année.
2. Obtenez les qualifications
Pour occuper un poste de direction, vous devez posséder au minimum un diplôme d'études secondaires, y compris un baccalauréat en mathématiques, en anglais et en administration des affaires. Il est généralement conseillé d’obtenir un baccalauréat ou l’équivalent en études commerciales, en administration des affaires, en comptabilité ou en gestion des ressources humaines, qui donnera une image claire du fonctionnement de l’organisation dans son ensemble.
Alternativement, vous pouvez remplir des certifications de gestion; l’International Facility Management Association propose le CFM (gestionnaire d’installations agréé) à ceux qui souhaitent devenir gestionnaires. Si vous décidez de devenir membre actif, vous devrez passer un examen et participer à des activités éducatives tous les trois ans.
3. Lancez votre premier emploi
Sans quelques années d'expérience dans un poste administratif à votre actif, il est fort peu probable que vous passiez directement au poste de chef de bureau. Au lieu de cela, vous devez avoir une expérience confirmée de la gestion du temps, des compétences en leadership et des tâches générales de bureau - tous des éléments clés du CV idéal de directeur de bureau.
Un stage serait un bon point de départ pour un chercheur d’emploi cherchant un poste sans formation supérieure. Cela vous permettra d'acquérir une expérience de travail pratique dans un environnement de bureau et mènera très probablement à un poste à temps plein.
Vous pouvez également postuler à des postes d'assistant administratif, où vous aiderez le chef de bureau dans les tâches quotidiennes vous permettant de gravir les échelons de carrière au sein de votre organisation.
4. Développez votre carrière
Afin de devenir chef de bureau, vous aurez probablement déjà acquis plusieurs années d’expérience dans votre domaine de compétence avant de passer au niveau de responsable.
Une fois dans cette position, cependant, il reste encore des opportunités de croissance. Vous pouvez assumer davantage de responsabilités et gérer une équipe plus nombreuse, un bureau supplémentaire ou un poste de niveau supérieur. Par exemple, vous pouvez passer de la gestion de l’équipe de contenu à l’ensemble de la division marketing.
Si vous pensez avoir les qualités nécessaires pour gérer efficacement une équipe et apporter une réelle contribution au bureau et aux processus, alors une carrière de chef de bureau est la solution idéale. Vous verrez non seulement les résultats physiques de votre dur labeur, mais vous établirez également des relations significatives au cours du processus.
Êtes-vous un assistant administratif qui souhaite devenir chef de bureau? Si tel est le cas, indiquez-nous les mesures que vous prenez pour atteindre vos objectifs dans la section ci-dessous.
