15 façons sans faille d'être mieux organisées

Souhaitez-vous que vous ressembliez davantage à votre meilleure amie qui a tous ses canards alignés? Vous savez de qui je parle: celui qui possède des compétences organisationnelles impeccables, qui réussit à passer au crible un grand nombre de tâches en un tour de main.

La vérité est que ce n'est pas si difficile de développer cette compétence transférable, et une fois que vous l'avez maîtrisée, vous serez capable de traverser même les moments les plus difficiles et de devenir plus efficace dans le processus.

Tout ce que vous avez à faire est d’apporter quelques modifications à votre emploi du temps normal. Nous avons répertorié les étapes à suivre pour atteindre votre objectif de mieux vous organiser.

1. Faites un plan

Sans une planification adéquate, certains détails risquent de tomber entre les mailles du filet. Donc, quels que soient vos travaux, il est important de passer du temps à déterminer quels outils et quelles ressources sont nécessaires, combien de temps est nécessaire pour mener à bien cette tâche et quelle est la bonne stratégie à suivre.

Cela vaut aussi pour vos objectifs de carrière. Par exemple, supposons que vous souhaitiez une promotion d’ici la fin de l’année. Pour que cela se produise, vous devrez prouver pourquoi vous le méritez et que vous possédez toutes les compétences professionnelles nécessaires. Vous devez donc vous fixer des objectifs réalisables sur lesquels travailler et vous motiver tout au long de l'année.

2. Créer une liste de tâches

Créez chaque jour une nouvelle liste de tâches avec tout ce que vous devez faire pour la journée (même si c'est quelque chose de simple, comme classer ou acheter de la nourriture). Ce faisant, vous n'oublierez rien et vous vous sentirez plus productif lorsque vous cochez les tâches que vous accomplissez.

Pour passer au niveau supérieur, accordez une priorité élevée à faible aux éléments de votre liste. Vous pouvez le faire en codant les couleurs ou en numérotant les éléments afin de savoir lesquels à compléter en premier. Sur cette note, il est parfois plus facile de préparer votre liste à la fin de la journée pour le lendemain - ainsi, vous serez en mesure de vous mettre au travail dès que vous vous réveillez.

3. Prendre des notes lors de réunions

Si vous vous retrouvez dans une autre réunion de travail ennuyeuse, vous pourriez penser que vous n'avez pas besoin de prendre de notes et que vous vous souviendrez simplement de tout ce qui a été discuté. Mais soyons honnêtes: dès que vous quittez la salle, vous oubliez instantanément l’objet de la réunion.

Prendre des notes vous aidera à long terme, en particulier lorsque votre supérieur hiérarchique vous conseille sur les instructions à suivre pour mener à bien un projet spécifique. De cette façon, vous n'aurez pas à les déranger avec des questions (qui ont probablement déjà été abordées lors de la réunion) et vous serez en mesure de démontrer à quel point vous êtes organisé et proactif.

4. Utilisez un journal

Un agenda ou un calendrier annuel peut vraiment vous aider à rassembler vos idées et à vous organiser. Utilisez-le pour planifier des rendez-vous, créer un menu alimentaire hebdomadaire, noter toutes vos tâches et attribuer des horaires à chaque événement pour vous permettre de tirer le meilleur parti de votre journée. Cela dit, il est fort probable que votre journée ne se déroulera pas exactement comme prévu (par exemple, un changement de dernière minute peut nécessiter votre attention urgente). Prévoyez donc un peu de temps pour les urgences.

5. désencombrer votre cerveau

Ce n’est un secret pour personne que le stress au travail vous empêchera de faire votre travail. Vous finirez par perdre inutilement du temps à vous soucier de certaines choses. C'est pourquoi il est important de désencombrer votre cerveau et d'assumer une tâche à la fois - et de ne pas essayer de faire plusieurs choses à la fois et de trop accomplir d'un coup.

Vous pouvez également essayer de méditer le matin pour vous débarrasser de tout stress et de toutes pensées négatives. En fait, une étude récente sur l’influence de la pleine conscience et du stress sur le lieu de travail a révélé qu’après sept semaines de méditation, les participants présentaient une sensibilisation accrue.

6. Investir dans les dossiers de stockage

C’est incroyable l’impact que quelques articles de papeterie peuvent avoir sur votre psychisme et votre organisation en général. Que ce soit pour votre maison, votre salle de classe ou votre bureau, investir dans des bacs de rangement, des chemises et des bacs pour séparer vos effets personnels vous permettra de vous sentir immédiatement mieux.

7. Étiquetez vos documents

Quel est l'intérêt d'avoir des fichiers nouveaux et brillants si vous ne savez pas ce qu'ils contiennent? Pour vraiment profiter des avantages de votre bureau ou de votre garde-robe nouvellement organisés, utilisez des étiquettes pour identifier le contenu de chacun des bacs de stockage. De cette façon, vous gagnerez du temps en parcourant des piles de papier ou des cartons de vêtements pour trouver les articles dont vous avez besoin.

8. Avoir une pile à faire et une pile faite

Si vous avez plusieurs tâches à la fois, il peut s'avérer extrêmement utile de conserver deux bacs distincts (un pour les tâches à exécuter et un autre pour les tâches déjà terminées). Vous pouvez même séparer les tâches dans la barre des tâches avec des feuilles transparentes afin de savoir combien il en reste.

9. Créez votre propre système de classement

Un bon système de classement personnel est essentiel pour tout professionnel. Par exemple, vous pouvez créer des fichiers avec des sous-dossiers et séparer vos documents par catégorie: factures, reçus, notes de médecin, contrats, projets, etc. Selon votre mode de vie, vous aurez votre méthode préférée, sous forme papier ou par utilisant des appareils électroniques.

10. Organisez votre bureau

Si vous êtes coupable d'avoir un bureau en désordre, il est temps de faire le tri. Commencez à faire glisser des documents volants dans des dossiers classés. Vous pouvez même organiser le système sur votre serveur partagé. Par exemple, s'il existe un manuel que tous vos collègues ou camarades de classe suivent, mais que les fichiers sont sauvegardés partout, vous pouvez les organiser dans un même dossier facile à localiser par tout le monde.

11. Jeter les objets inutiles

Nous sommes tous coupables d'avoir accumulé des objets dont nous n'avons pas besoin, qu'il s'agisse d'une bouteille de déodorant vide à l'arrière de notre tirage au sort ou d'imprimés d'il y a deux ans.

Il est temps de vous débarrasser de toutes ces ordures inutiles et de disposer d'un espace de travail ou d'une maison plus propres. Allouez-vous une demi-heure à la fin de la journée tous les vendredis pour jeter les articles inutiles et organisez-vous afin que vous puissiez commencer à zéro avant le retour du lundi.

12. Utiliser les outils techniques

À l'ère numérique actuelle, des milliers d'applications sont conçues pour nous aider à rester concentrés et organisés. Si vous préférez utiliser des appareils technologiques, vous pouvez utiliser quelques applications pour vous aider à rester sur la bonne voie. Parmi les bonnes recommandations, citons Evernote pour vos listes de tâches, Beep Me pour configurer des rappels (iOS uniquement), TripIt pour vos préparatifs de voyage et Last Time pour effectuer le suivi de toutes vos tâches.

13. Gérez votre temps

Pouvoir gérer son temps efficacement est l’une des compétences les plus utiles que vous puissiez avoir dans la vie. Si vous vous donnez un peu de temps pour vous acquitter de l'une de vos tâches, vous serez en mesure de réduire les heures non nécessaires de votre journée.

Ainsi, au lieu de vous plaindre de "ne pas avoir suffisamment d'heures dans la journée", vous pourrez maintenant les utiliser à bon escient, en vous assurant de terminer, sinon tout, la plupart de vos tâches.

14. être un lève-tôt

Si vous vous levez tôt, vous aurez plus de chances de réussir davantage votre journée. Ainsi, au lieu de vous lever du lit à 8h30 lorsque vous devez être au bureau ou en classe à 9h00, pourquoi ne pas vous lever un peu plus tôt? Vous pourrez prendre un bon petit-déjeuner et peut-être même y faire un bref entraînement. Non seulement cela vous assurera de rester éveillé et plein d'énergie, mais cela vous préparera également pour la journée à venir.

15. Apprendre à déléguer

Pouvoir bien déléguer est une compétence acquise qui manque à beaucoup de professionnels. Vous devez identifier les compétences de vos contemporains et comment elles peuvent être utilisées pour obtenir les meilleurs résultats pour l’ensemble de l’équipe. Rappelez-vous: bien que vous souhaitiez peut-être tout faire vous-même, cela ne sera pas productif. Un membre de votre équipe sera peut-être plus expérimenté dans la gestion de certaines tâches, ce qui vous permettra de vous concentrer sur d'autres questions importantes.

Quels sont vos conseils et astuces préférés pour vous organiser? Joignez-vous à la conversation ci-dessous pour nous le faire savoir…

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